Ein papierarmes Büro hilft, Ihre Prozesse zu optimieren

Sind sämtliche Arbeitsplätze in Ihrem Büro mit bunten Notizzetteln dekoriert? Heften Sie Belege noch in Ordnern ab? Arbeiten Sie noch mit Stundenzetteln? Zeit, auf eine papierarme Büroorganisation umzusteigen. Denn: Mit dem Abschied vom Papier öffnen sich ganz neue Horizonte. Das Ziel ist jedoch nicht, gleich komplett auf Papier zu verzichten, sondern zunächst die Bereiche auszumachen, wo Papierberge, Zettel und Ordner stören und Prozesse schleppend oder problematisch sind. Durch smarte Prozesse schaffen Sie neue Ressourcen für langfristigen Unternehmenserfolg.

Vorteile des papierlosen Büros

Je mehr Bereiche eines Betriebes digital organisiert werden, desto besser. Im Optimalfall greifen die einzelnen Bereiche mit der Zeit immer mehr wie Zahnräder ineinander. Prozesse werden dadurch transparent und effizient. Allerdings empfiehlt sich eine Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise, um sich nicht zu verzetteln.

Digitale Büroorganisation bedeutet:

• Transparenz

• Produktivität

• Effizienz

• Ordnung

• Ökologie

Außerdem ermöglicht ein papierarmes Büro

• die mobile Nutzung von Daten und Anwendungen,

• ein schnelleres Auffinden von Dokumenten,

• eine bessere Kommunikation intern und extern.

Welche Bereiche kommen ohne Papier aus?

Theoretisch können fast alle Bereiche eines Unternehmens ohne Papier auskommen. Welche Maßnahmen im Einzelnen ergriffen werden, hängt jedoch von der Betriebsgröße und vom individuellen Bedarf ab. Die folgenden Bereiche profitieren besonders von einer Umstellung auf digital:

Dokumentenablage

Was in einem Handwerksbetrieb an Dokumenten auf Papier anfällt, ist enorm. Belege, Stundenzettel, Rechnungen, Faxe (!), Pläne und vieles mehr. Viele Dokumente werden nicht nur einmal gebraucht, sondern mehrfach. Eine digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Struktur, gleichzeitig gehört nerviges Suchen, Nachschlagen und Abheften der Vergangenheit an. Die digitale Erfassung erledigt ein Dokumentenscanner, der sämtliche Dokumente einzeln oder gestapelt einscannen und für die Weiterverarbeitung an zentraler Stelle abspeichern kann. Ein guter Dokumentenscanner erkennt, ob es sich um einen Beleg, einen Text, ein Bild o. Ä. handelt, und kann die Dokumente entsprechend einordnen. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, festzulegen, wie weit zurück die vorhandenen Papierunterlagen digitalisiert werden sollen.

Vorteil: Es geht nichts verloren und die Daten fließen im Optimalfall automatisiert in die entsprechenden Anwendungen, wie zum Beispiel Buchhaltung oder Bestellung, ein.

Zeiterfassung

Hieroglyphen auf verknitterten Zetteln – unleserliche Stundenzettel sind leider keine Seltenheit – und deren Auswertung für die Lohnbuchhaltung sind nicht gerade ein Vergnügen. Digitale Zeiterfassung löst dieses Problem ganz elegant. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten auf dem Smartphone, iPad oder Notebook direkt in einer App. Die eingegebenen Daten gehen automatisiert an die Abrechnungsstelle.

Vorteil: Falsche Abrechnungen werden so vermieden.

Kalender + Termine

Der Vorteil eines digitalen Kalenders gegenüber einem Tischkalender ist die Transparenz für alle. Termine können digital vereinbart, eingetragen und mit anderen geteilt werden. Je nach Einstellung wird man automatisch rechtzeitig erinnert. Um einen gemeinsamen Termin für mehrere Teilnehmer zu finden, stehen entsprechende Tools (z. B. Doodle) zur Verfügung. Hier trägt jeder ein, wann er Zeit hat. Der Termin mit den meisten Entsprechungen wird dann mit einem Klick gefixt.

Vorteil: Termine können schnell und unkompliziert eingetragen, geteilt und koordiniert werden.

Kollaboration im Team

Neben der Ersparnis von Zeit und anderen Ressourcen vereinfacht die digitale Archivierung auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen, z. B. Büro und Baustelle, innerhalb von Teams usw. Je nach Anwendung lassen sich Workflows einrichten und so Dokumente und Vorgänge automatisiert an andere Bereiche des Unternehmens weiterleiten, zum Beispiel zur Prüfung, Freigabe, Durchsicht, Unterschrift oder Kenntnisnahme.

Vorteil: Projekte laufen rund und transparent.

Notizen

Beliebt sind Apps zur Erstellung von Notizen. Das Smartphone ist heute fast immer mit dabei. Block oder Kuli nicht unbedingt. Aber selbst wenn: Das digitale Erfassen von Notizen hat den Vorteil, dass man sie an einem Ort sicher speichern, archivieren, teilen und dadurch schnell wiederfinden kann.

Buchhaltung

Rechnungen ausdrucken, Faxe schicken, zur Post gehen. Geht eigentlich besser: Rechnungen per Mail schicken und sämtliche Dokumente, die mittels Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfasst wurden, automatisiert in der Buchhaltung verwerten.

Vorteil: Schafft enorm viele zeitliche und finanzielle Freiräume.

So werden Sie Ihr Papier los:

Bisherige Prozesse analysieren

Der Weg ‚weg vom Papier‘ ist ein Prozess. Daher ist es wichtig, zunächst eine Basis zu schaffen, auf der man eine sinnvolle Planung aufbauen kann. Hier gilt es, die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens hinsichtlich Effizienz auf den Prüfstand zu stellen. Wo wird durch zu viel Papierkram Zeit vergeudet, wo laufen Prozesse noch umständlich, wo schleichen sich immer wieder Fehler ein? Gibt es Bereiche, in denen noch viel mit Hand geschrieben wird, muss häufig in physischen Ordnern nachgeschlagen werden, platzt Ihr Dokumentenarchiv aus allen Nähten? Erst wenn Sie genau wissen, welche Bereiche effizienter werden müssen, können Sie eine Prioritätenliste erstellen.

Unser Tipp: Fangen Sie zur Übung mit einem kleinen Projekt an. Sobald Sie und Ihre Mitarbeiter einen Bereich richtig gut beherrschen, können Sie das nächste Projekt in Angriff nehmen, um sich nach und nach vom Papier zu trennen. Geeignet als Einstieg ist beispielsweise eine Anwendung zum Erstellen von Notizen.

Ein Muss: Anwendungen aus der Cloud

Wer sein Büro digital organisieren möchte, kann sämtliche Anwendungen komfortabel aus der Cloud managen. Bei der Dropbox, als Beispiel für ein mittlerweile sehr gängiges Tool zum gemeinsamen Datenaustausch, oder bei Anwendungen wie trello oder Asana für die Projektarbeit im Team werden Daten an zentraler Stelle abgelegt, um sie für alle Zugriffsberechtigten verfügbar und nutzbar zu machen.

Vorteil: Die Datenlage ist für alle gleich, valide Daten und Echtzeitzugriffe ermöglichen reibungslose Prozesse – vom Archivieren der Daten bis hin zu komplexen Projekten. Die mobile Datennutzung schafft Effizienz, verkürzt Wege und optimiert Abläufe.

Einheitliche und logische Ordnerstruktur aufbauen

Das A und O eines erfolgreichen digitalen Büros ist die Ablage der Dokumente. Denn darin liegt ja der entscheidende Vorteil zu analog: Daten müssen nicht mühsam zusammengesucht, erfragt, nachgeschlagen werden oder sind nur auf einzelnen Arbeitsplätzen abgelegt, sondern für alle Kollegen (je nach Zugriffsrechten und Projekten) einsehbar und nutzbar. Die wichtige Voraussetzung ist eine einheitliche Ordnerstruktur. Hier werden Daten nach festgelegten Vorgaben zu Ablageorten und Dateinamen einheitlich archiviert. Denn nur so kann ein Vorgang oder ein Dokument mit nur wenigen Klicks gefunden werden.

Wichtig: Die Archivierung

Wichtig ist auch, dass Sie mit dem Software- bzw. Cloud-Anbieter klären, dass alle Ihre Dokumente revisionssicher und in Dateiformaten archiviert werden, die auch langfristig verfügbar sind. Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind schon heute alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente elektronisch zu archivieren. Es wird aber auch eine Verfahrensdokumentation verlangt, die detailliert beschreibt, wie Sie Dokumente ausgeben, empfangen, erfassen, digitalisieren, verarbeiten und aufbewahren.

Ein papierarmes Büro ist Chefsache

Die Umstellung weg vom Papier fällt nicht jedem leicht. Wer es gewohnt ist, überwiegend mit Papier zu arbeiten, dem kann der Umstieg etwas schwerer fallen als denjenigen, vor allem jungen Menschen, die sich ohnehin leichter tun mit digitalen Tools.

Ganz klar, der Chef entscheidet, ob, wie und wann ein Büro digital organisiert wird. Das heißt, er lebt nicht nur das papierarme Büro vor, sondern er nimmt seine Mitarbeiter mit, indem er sie für das Thema interessiert, begeistert und mit entsprechenden Schulungen befähigt, die Anwendungen erfolgreich zu nutzen.

Fazit: Nicht verzetteln!

Zu viel Papier belastet und ist nicht mehr zeitgemäß. Ganz ohne Papier geht es allerdings auch nicht von heute auf morgen. Aber wer sich in kleinen Schritten Richtung digitales Büro entwickelt, der kann sicher sein, dass Prozesse effizienter sind und Kosten eingespart werden. Und natürlich eine Menge Stress und Ärger, verursacht durch das Suchen von Dokumenten, durch Nachfragen, ausscheidende Mitarbeiter, vermieden wird. Frei werdende Ressourcen werden in Projekte investiert, die das Unternehmen weiter nach vorne bringen.

Den Überblick über die zahlreichen Anbieter und Angebote zu bekommen ist zugegeben nicht immer ganz einfach. Bei der Recherche wird man jedoch schnell feststellen, welche Anwendungen gängig sind. Die Software richtet sich immer nach dem individuellen Bedarf und auch nach der Betriebsgröße. Brauchen Sie „nur“ eine Zeiterfassung für relativ wenige Mitarbeiter, dann genügt oft schon eine einfache App. Bei größeren Projekten wie der papierlosen Buchhaltung sollten Sie sich schon besser auskennen bzw. einen IT-Spezialisten zurate ziehen.

(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 05/2023)