Wer Projekte plant und verwaltet, muss den Überblick bewahren. Projektmanagement kann bedeuten, dass Sie Kärtchen beschriften, diese in die passenden Spalten und Fächer einer Projekttafel stecken und Ihre Mitarbeiter mit einer Projektmappe zum Kunden schicken. Oder dass Sie mit mehreren Programmen arbeiten müssen, die nicht untereinander kommunizieren können: eins für E-Mail-Kommunikation, eine Handwerker-Software, Excel für die Auftragsplanung und für die Einsatzplanung Google Maps. Mal ehrlich – innovativ ist anders. Dabei den Überblick zu verlieren ist nicht schwer.
Digitales Projektmanagement bedeutet, dass Sie zeit- und ortsunabhängig auf die erforderlichen Daten und Dokumente zugreifen können. Und nicht nur das. Auch Ihre Mitarbeiter oder Kunden können – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – jederzeit Einblick auf den Projektstatus nehmen. Für die Verantwortlichen bedeutet das Entlastung und ein gutes Gefühl, weil sie jederzeit sehen können, dass beziehungsweise wie „es läuft“. Digitales Projektmanagement ersetzt also nicht nur die Wandtafel und Excel, sondern auch die Auftragsmappe, den Terminkalender, die Stundenzettel und erspart den einen oder anderen Anruf wegen eigentlich unnötiger Rückfragen. Wenn das Projektmanagement sauber gepflegt wird, ist chronologisch nachvollziehbar, wer zuletzt welche Info hinzugefügt hat und wo es eventuell hakt, weil eine Information nicht verfügbar ist.
Mit den richtigen digitalen Aufgabenmanagement-Tools bringen Sie jede Aufgabe schnell und unkompliziert zum Ziel. Gerade für kleinere Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter sich an verschiedenen Orten im Einsatz befinden, ist das die einzige zeitgemäße Alternative, um Aufgaben optimal zu steuern.
Wofür brauche in ein Task-Management-System?
In einem Task-Management-System werden Aufgaben verteilt und gleichzeitig Termine und Fristen dafür festgelegt. Das Besondere ist, dass sämtliche Projektverläufe übersichtlich und grafisch ansprechend visualisiert werden. Abläufe sind jederzeit nachverfolgbar. Die meisten Tools setzen auf intuitive Techniken wie die bewährte „Kanban-Methode“. (Der japanische Begriff Kanban bedeutet „Tafel“.) Auf einer Tafel werden einzelne Listen erstellt und jeder Liste wiederum Aufgaben zugeordnet. Die Einbindung in andere bevorzugte Kommunikationskanäle setzt bezüglich Produktivität noch eins oben drauf.
Was kann ein Task-Management-Tool?
Aufgaben werden mithilfe von To-do-Listen an einzelne Mitarbeiter oder Teams verteilt. An dieser Stelle können die Benutzer zum Beispiel Dateien anhängen, Kommentare abgeben und Deadlines festlegen. Eine Statusanzeige ermöglicht den Einblick in den Fortgang der einzelnen Aufgaben. Meist farblich unterlegt kann der Arbeitsfortschritt jeder Aufgabe abgelesen werden, z. B. „in Arbeit“, „erledigt“, „in Prüfung“ etc. Die Darstellungsform – als Liste, Kanban-Board oder Kalender – ist in der Regel frei wählbar.
Welche Vorteile bieten Online-Tools im Arbeitsalltag?
1. Besser im Team kommunizieren
„Teamwork“ muss jetzt verstärkt auch im Home-Office realisierbar sein. Dank Task-Management-Tools können Mitarbeiter heute von überall aus unabhängig zusammenarbeiten. Vorteil: Aufgaben, Nachrichten, Kommentare, Dokumente und die komplette Kommunikation sind übersichtlich dokumentiert, archiviert und jederzeit einsehbar. Mittels Freigaben wird festgelegt, welche Personen an welchem Projekt mitarbeiten. Alle freigegebenen Teilnehmer sind damit immer auf dem aktuellsten Stand. Kollege A sieht, wie weit Kollege B mit einer Aufgabe ist. Verzögerungen, Rückfragen, Aktualisierung von Dokumenten etc. sind transparent.
2. Projekte optimal organisieren
Durch die Sicherung der Daten in der Cloud lassen sich auch komplexe Projekte einfacher und effizienter steuern. Anrufe und Meetings können auf ein Minimum reduziert werden, da die Kommunikation auf dem kürzesten Weg erfolgt. Wie ist der Entwicklungsstand eines Projektes? Welche Aufgaben sind bereits fertiggestellt oder welche haben eine besonders hohe Dringlichkeit? Sämtliche Schritte sind strukturiert und übersichtlich gestaltet. Verschiedene Einstellungen, die je nach Anbieter variieren, bieten nützliche Funktionen an. Zum Beispiel lassen sich einzelne Listen farblich absetzen. Was sich relativ unspektakulär anhört, ist im Projektprozess eine Riesenerleichterung, geht man einmal davon aus, dass meistens zig Tafeln bestehen, die wiederum zig Listen beinhalten. (Wer die verschiedenen Anbieter vergleicht, wird feststellen, dass dies keine Selbstverständlichkeit ist.) Auch kann zum Beispiel festgelegt werden, ob bei Fälligkeit einer Aufgabe eine E-Mail an den entsprechenden Mitarbeiter versendet wird. Eine Option, die doppelte Sicherheit schafft, um garantiert keine Deadline zu verpassen.
3. Daten überall verfügbar
Der Vorteil von cloud- oder webbasierten Tools ist die zentrale Speicherung aller Dokumente. Die Daten stehen überall zur Verfügung – im Büro, im Home-Office, unterwegs – und müssen nicht mehr extra auf ein Speichermedium kopiert werden. Sollte ein Endgerät verloren gehen, sind die Daten trotzdem noch vorhanden.
4. Zeit sparen
Task-Management-Systeme kommen mit weniger Formalitäten aus. Nachrichten, Kommentare, Feedback können bewusst kurz ausfallen. Niemand muss sich mit ausgefeilten Formulierungen oder Höflichkeitsfloskeln aufhalten. Was zählt, ist ein effizienter und schneller Frage-und-Antwort-Prozess.
5. Ordnung schaffen
Die „Tafel“ ist immer aufgeräumt. Es besteht praktisch keine Chance, ein unübersichtliches Chaos zu erzeugen, da alle relevanten Informationen einer Aufgabe direkt an einem Ort innerhalb der Aufgabe zusammengefasst werden.
Darauf sollten Sie beim Einsatz von Task-Management-Tools achten:
- Die App muss übersichtlich und leicht verständlich sein. Zu komplexe Systeme demotivieren nur.
- Ein gutes Task-Management-System sollte idealerweise an bestehende Kommunikationssysteme andocken können.
- Stehen alle relevanten Funktionen für Ihr Unternehmen zur Verfügung? Wenn nicht, weitersuchen.
- Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen. Hier kommen Sie um eine sorgfältige Recherche und Vergleiche nicht herum. Achten Sie darauf, dass Sie Basisversionen kostenfrei nutzen können, um das Tool zu testen. In vielen Fällen reicht die Basisversion sogar langfristig aus.
- Eine Statusanzeige ist Pflicht. Um Termine für Aufgaben einhalten zu können, ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Status quo der Aufgabenbearbeitung zu haben. So können auch eventuelle Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt werden.
- Um Rückfragen zu vermeiden oder zu reduzieren, ist es sinnvoll, neben der reinen Aufgabenbeschreibung sämtliche Zusatzinformationen, wie zum Beispiel Dateien, Fotos, Pläne etc., hochzuladen, die für die Erledigung der Aufgabe relevant sind.
- Jeder Mitarbeiter sollte mit dem System bestens vertraut sein. Nur wenn alle den gleichen Wissensstand haben und die Anwendungen richtig nutzen, ist das Aufgabenmanagement auch effizient. Schulungen ergeben hier durchaus Sinn, um allgemeine Schwierigkeiten früh zu erkennen. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, ob die ausgewählte Lösung wirklich eine Erleichterung und ein transparentes Aufgabenmanagement darstellt.
- Aufgabenvolumen richtig einschätzen. Es reicht nicht, wahllos Aufgaben zu verteilen. Auch der Zeitrahmen für die Erledigung muss realistisch sein. Nehmen Sie das Feedback der Mitarbeiter ernst.
- Fangen Sie klein an. Nehmen Sie sich lieber zunächst einen kleinen Bereich vor. Prozesse ähneln sich, ob klein oder komplex. Das ermöglicht Testläufe ohne Risiken und schafft die Möglichkeit, relativ unkompliziert eventuell doch auf eine andere Anwendung umzuswitchen.
- Prüfen Sie vor der Nutzung eines neuen Systems, ob ein Umstieg auf ein anderes Task-Management-System problemlos möglich ist, und vor allem auch, welche Systeme das betrifft. Denn wenn eine Anwendung sich als nicht passend erweist, muss ein schneller Wechsel möglich sein.
- Vermeiden Sie, Unmengen von Boards und Listen anzulegen, denn eine zu große Anzahl bewirkt das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollen: eine glasklare Übersicht.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool auch mobil nutzbar ist.
Bevor Sie loslegen
Wer macht was bis wann? Eine der wichtigsten Fragen bei der Verfolgung von Unternehmenszielen. Für alle, die weniger verwalten und dafür effizienter arbeiten wollen, führt an einem leistungsfähigen Task-Management-Tool also kein Weg vorbei. Allerdings: Task-Management beginnt im Kopf. Wichtigste Voraussetzung ist das entsprechende Mindset, eine gemeinsame Arbeitsorganisation überhaupt zu wollen. Nur so können Sie auch Ihre Mitarbeiter überzeugen und den maximalen Output erzielen. Denn Task-Management ist eine Wir-Aufgabe.
Sechs kostenlose Tools, die Ihnen den Einstieg ins digitale Projektmanagement leicht machen
Um den Einstieg ins digitale Projektmanagement zu finden, gibt es einige kostenlose Lösungen, die Sie ausprobieren können. Skeptiker werden sich spätestens dann fragen, warum sie sich so lange gesperrt haben, wenn sie merken, wie einfach die Bedienung und wie groß der Nutzen ist. Was diese Tools eint, ist die Tatsache, dass sie allesamt Cloud-Lösungen sind – das heißt, egal, auf welchem Gerät Sie die Daten anschauen, ändern oder ergänzen. Auf allen anderen haben Sie den gleichen Stand. Ihre Mitarbeiter mit Zugriffsrechten können selbst nachschauen, anstatt jedes Mal nachfragen zu müssen.
Wir möchten Ihnen sechs einfach zu bedienende digitale Werkzeuge vorstellen, mit denen wir selbst gute Erfahrungen gemacht haben.
- Trello
- Meistertask
- Asana
- Craftnote
- Wrike
- Meisterwerk
Trello
Die amerikanische Lösung ist simpel aufgebaut. Wer mit Post-ist arbeitet, wird Trello lieben. Anders als beim analogen Wandbrett können Stapel hin- und hergeschoben, mit Schlagworten markiert und mit dem Kalender synchronisiert werden. Die kostenlose Basisversion kann bis zu zehn Boards, also Projekte, verwalten. Dateianhänge können bis zu 10 MB groß sein. Zum Ausprobieren und Einsteigen reicht das allemal aus. Es gibt eine passende App für Android und iOS, um auch auf dem Smartphone oder dem Tablet den Überblick zu behalten.
Meistertask
Die Lösung ist ähnlich aufgebaut wie Trello und stammt aus Deutschland. E-Mails und Meetings werden durch die digitalen Kanban Boards erheblich reduziert. Die Lösung bildet Prozesse ab, zeigt Auslastungen im Team und macht es agiler und produktiver. Bei der Kanban-Methode werden Aufgaben erstellt und in Spalten angeordnet. Damit wird der Projektablauf abgebildet. Die Arbeit ist intuitiv, das Team überblickt sofort alle Aufgaben und kann fokussierter zusammenarbeiten. Die Größe von Dateianhängen ist auf 20 MB begrenzt, und es gibt einen deutschsprachigen E-Mail-Support. Die Aufmachung ist etwas moderner als bei Trello. Ohnehin empfiehlt sich bei allen Lösungen – ausprobieren. Durch zahlreiche Integrationen kann der Funktionsumfang erweitert werden. Beispielsweise durch die Verknüpfung mit Microsoft Teams, mit Google Drive oder der Dropbox.
https://www.meistertask.com/de
Asana
Das amerikanische Tool verwaltet Projekte, Programme und Prozesse, unabhängig davon, wie anspruchsvoll oder komplex sie sind. Ähnlich aufgebaut wie Trello und Meistertask bietet diese Lösung bereits in der kostenlosen Version unbegrenzte Aufgaben, Projekte und Nachrichten an. Ab 15 Teammitgliedern wird eine kostenpflichtige Version benötigt. In dieser können Start- und Endzeiten definiert, Formulare, Genehmigungen oder private Teams angelegt werden. Über kostenlose Integrationen kann der Funktionsumfang, z. B. um die Zeiterfassung, erweitert werden.
Craftnote
Wer sich ein effizientes Bauprojektmanagement mit digitalen Tools im Handwerk wünscht, sollte sich die App Craftnote anschauen. Diese Lösung steht für eine einfache papierlose Projektsteuerung, Dokumentation und Kommunikation, die online wie offline verfügbar ist. Der Vorteil dabei: Die Profiversion ist kostenlos. Die App lässt sich sowohl auf dem PC als auch auf mobilen Endgeräten bedienen. Wer mit WhatsApp zurechtkommt, kann ohne weiteren Lernaufwand die Craftnote App einsetzen.
Der Ablauf ist einfach: Projekt erstellen und alle Beteiligten, egal ob Bauherr, Handwerker oder Zulieferer, zum Team hinzufügen. Im Projekt können wichtige Dokumente digital hinterlegt werden, auf das alle Berechtigten jederzeit zugreifen können. Unterprojekte helfen, den Überblick zu behalten, wenn es komplex wird oder Aufgaben an bestimmte Handwerker zugeteilt und die genaue Arbeitszeit erfasst werden soll. Das schafft klare Strukturen und zeigt genaue Zugehörigkeiten auf der Baustelle auf.
Im chronologischen Chatverlauf können die Beteiligten auch Dokumente hochladen oder mit dem mobilen Endgerät einscannen, damit diese nicht verloren gehen und sofort abrufbar sind, falls Beschwerden vorliegen.
Wrike
Wenn es ein bisschen mehr sein darf, dann sollten Sie sich Wrike anschauen. Gerade komplexe Projekte mit Unterprojekten und -aufgaben brauchen eine Plattform, auf der der Überblick behalten werden kann. Von benutzerdefinierten Dashboards über Arbeitsabläufe bis hin zu teamspezifischer Automatisierung zur Straffung von Prozessen – Wrike hat alles, was ein Projektverantwortlicher braucht, um so zu arbeiten, wie er es möchte. Das Ganze natürlich zeit- und ortsunabhängig. Ein beruhigendes Gefühl, dass die Daten jederzeit verfügbar sind. Dateien können entweder hochgeladen oder von unterschiedlichen Cloud-Speichern direkt verknüpft werden. Zu jedem Projekt und jeder Aufgabe gehört ein Chatbereich, in dem Kommentare hinterlegt oder Projektbeteiligte informiert werden können.
Meisterwerk
Ein weiteres Produkt aus Deutschland erleichtert es Handwerksbetrieben, Abläufe rund um die Auftragsabwicklung zu optimieren. Der Funktionsumfang reicht von der Einsatzplanung der Mitarbeiter für Projekte, Objekte und Wartung über den Informationsaustausch zwischen Büro und Mitarbeiter bis zur detaillierten Prozessabwicklung rund um den Auftrag. Mit der App sind alle Informationen zum Auftrag an einem Ort griffbereit. Wichtige Informationen aus der Einsatzbesprechung wie Auftragszettel, Aufgaben, PDFs und Ansprechpartner können mit einem Klick mit den Mitarbeitenden geteilt werden. Diese nehmen unterwegs den Status und Fortschritt der Aufträge und Baustellen auf und leiten sie ans Büro weiter. Fotos, Videos und Notizen werden automatisch dem Auftrag zugeordnet und sind direkt für alle Beteiligten verfügbar.
Da jedes Gewerk und jeder Betrieb eigene Arbeitsabläufe hat, ist es möglich, diese in Meisterwerk so anzupassen, wie es die Anforderungen des Betriebs abbilden.
Die App kann für 30 Tage kostenlos ausprobiert werden.
Fazit: Warum kompliziert, wenn es einfach geht?
Sicherlich ist das Arbeiten mit einem Projekt- oder Aufgaben-Management-Tool mit Disziplin verbunden. Auch wenn es zunächst einen Mehraufwand bedeutet, sich auf dieses neue Arbeiten einzulassen. Durch das Ausprobieren einer kostenlosen Lösung lernen Sie die Vorteile schnell kennen, und wir sind uns sicher, dass Ihnen dann leichter fällt, das alte System zu ersetzen. Digitales Projektmanagement schafft nicht nur mehr Überblick und Transparenz. Durch die aufgabenbasierten Kommunikationsmöglichkeiten werden Rückfragen beschleunigt aufgeklärt und Entscheidungen können schneller getroffen werden.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 06/2020 und 08/2022, bearbeitet)
