Zu viel oder zu wenig Material auf Vorrat, zu spät erkannte Falsch- oder Minderlieferungen, Standard- und Kommissionsmaterial im selben Regal, unkontrollierte Materialentnahme und -verluste, Unübersichtlichkeit, Zeitverschwendung durch Suchaktionen: „Analoge“ Materiallogistik im Betrieb hat viele Auswirkungen – und alle kosten richtig Geld!
Den so entstehenden Mehraufwand kann man natürlich auf den Preis aufschlagen. Das aber kostet im Zweifel den Auftrag, weil der Kollege von der Konkurrenz seinen Betrieb durchgehend digitalisiert hat – inklusive Materialfluss! Von der (unnötigen) Kapitalbindung ganz zu schweigen.
Stellt sich die Frage: Wie bekommt man den Materialfluss digital in den Griff? Was verlangt das von der Lagerorganisation? Wie ist der Wareneingang zu handhaben? Wie wirkt sich das aufs Tagesgeschäft aus? Welche Lösungsansätze gibt es? Und wie verändert sich die Kalkulation mit welchen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit?
Wir sprachen dazu mit Armin Sinning, Geschäftsführer der Sinning Haustechnik GmbH (sinning-haustechnik.de). Das Unternehmen Sinning ist in drei Schwerpunktbereichen tätig: Badezimmersanierungen, Heizkesselerneuerungen und Bau von Ein- und Mehrfamilienhäusern.
Um möglichst viele Prozesse in effizienten und automatisierten Prozessketten zusammenzufügen und weitestgehend papierlos zu arbeiten, hat Armin Sinning seinen Betrieb mithilfe akribisch ausgewählter Komponenten rundum digitalisiert. Die strukturierten Lagersysteme sind hier keine Ausnahme!
Herr Sinning, welche Rolle spielt aus Ihrer Sicht die physische Lagerorganisation bzw. Lagerstrukturierung für die digitale Lagerverwaltung?
Ich sehe die physische Lagerorganisation als Fundament oder auch Grundvoraussetzung jeder Lagerhaltung. Wir können eine digitale Lagerverwaltung nur auf einer systematisierten und eindeutigen prozessoptimierten Grundlage aufbauen. Sauberkeit und Pflege sowie personenbezogene Zuständigkeitsbereiche sind für mich sehr wichtig und nicht wegzudenken.
Wie ist das Lager der Sinning Haustechnik GmbH heute strukturiert? Was ist der Unterschied zu „analogen“ Zeiten?
Der Aufbau des physischen Lagers bleibt genau identisch, egal ob analog oder digital.
Unser Lager kann im analogen, teildigitalen oder komplettdigitalen Betrieb verwaltet werden. Die Unterschiede liegen lediglich in der Verarbeitung des nachgelagerten Materialflusses bei Entnahme im Lagerfach und auch in den entsprechenden Belastungen im Projekt oder einer Kostenstelle.
Können Sie die abgebildete digitale Prozesskette an einem Beispiel erläutern?
Nehmen wir an, im Lagerfach wird der Mindestbestand erreicht, der meist auf Sicht erkannt wird. Zur Sicherheit erkennt auch die Lagerverwaltung den Mindestbestand.
Jetzt startet der Prozess: Die Bestellkarte wird vom Entnehmenden in ein Fach geworfen, das täglich geleert wird. Im Hintergrund wurde die entnommene Menge vom Entnehmenden per Handy direkt auf die Kostenstelle bzw. das Projekt gebucht.
Die Bestellkarten werden jeden Tag nachbestellt, sodass am Folgetag die Ware vom Warendienst einsortiert werden kann. Der Bestellprozess ist in zwei verschiedene Richtungen aufgebaut und trennt klar das Standard- vom Kommissionsmaterial.
Dieser Prozess sollte so selten wie möglich durchgeführt werden, da wir versuchen, bis zu 95 Prozent aller benötigten Materialien inkl. Verbindungsstücken und Kleinteilen für einen Auftrag direkt bei der Arbeitsvorbereitung kommissionsbezogen mitzubestellen.
Sollte dann auf der Baustelle noch etwas benötigt werden, kann dies direkt im Auto oder im Lager gescannt werden. Am Rande erwähnt: Unsere Autos sind alle mit Barcodefächern ausgestattet.
Wir nutzen ausdrücklich keine Bestellsysteme der Großhändler, denn bei uns wird alles direkt über die Handwerkerlösung von Label Software abgewickelt, um keine Abhängigkeiten zu fördern. Ein weiterer Vorteil ist die durchgängige Verarbeitung aller Artikel über die IDS-Schnittstelle mit anschließender Rechnungsprüfung im ZUGFeRD-Dokument
Hat die Digitalisierung des Materialflusses in Ihrem Betrieb Auswirkungen auf die Arbeit in der Verwaltung, beispielsweise in der Rechnungsprüfung oder in der Nachkalkulation?
Wie schon vorher erwähnt, ist es wichtig, die Bestellungen direkt aus der Handwerkersoftware zu tätigen, um hier die Dokumente problemlos weiterzuverarbeiten.
Voraussetzung ist hier zugleich Erleichterung:
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Bestellung per IDS-Schnittstelle oder Dokumentenimport (UGS, UGL)
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Rechnungslegung vom Handel per ZUGFeRD
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Eingangsrechnungsprüfung in der Handwerkersoftware (Vergleich Bestellung und Rechnungssumme)
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Buchung der Eingangsrechnungen direkt im Projekt (Zwischenkalkulation, Nachkalkulation)
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Eingangsrechnungen werden direkt in die BEBU und FIBU übernommen.
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Eingangsrechnungen werden in den passenden Zahlungslauf mit Skonto übernommen, an die Software der Bank übergeben und optimiert bezahlt.
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Die Daten und Belege gehen monatlich per Schnittstelle direkt zum Steuerberater.
Welche digitalen Werkzeuge setzen Sie für diesen digitalisierten Materialfluss ein und wie sind diese untereinander verbunden?
Das Herzstück ist unsere Software „Labelwin“. Dies ist unsere Handwerkersoftware, in der wir sehr viele unserer Prozesse abbilden können. Die mobile Lösung „Label Mobile“ ermöglicht uns das Scannen und Zuordnen der Artikel in den Fahrzeugen.
Welche Effekte hat die digitale Materialverwaltung im Tagesgeschäft Ihrer Montage- und Serviceteams?
Favorit der Monteure: Wir können auf lästige Aufmaße verzichten, denn es wurde alles digital erfasst. Baustellenrückläufer werden nachträglich abgezogen. Klare und deutliche Prozesse bringen Ordnung in den Tagesablauf. Und es gibt keine unnötigen Fahrten von der Baustelle.
Konnten Sie Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit des Geschäfts feststellen?
Von weniger Kapitalbindung in der heutigen Zeit können wir leider nicht mehr reden.
Die Kapitalbindung im Lager ist trotz guter Prozesse und Digitalisierung um mehr als das Doppelte angestiegen. Grund dafür ist aber nicht ein schlechterer Prozess, sondern die Situation am Markt, die sehr lange Lieferzeiten mit sich bringt.
Der Überblick über den Materialbedarf, die Kosten und den projektbezogenen Einsatz sind für uns ein erheblicher wirtschaftlicher Vorteil, den ich nicht mehr hergeben möchte.
Nachkalkulationen auf Knopfdruck wünschen sich viele Unternehmer. Die Prozesse in meinem Unternehmen lassen dies zu. Schärfere Kalkulationen streben wir nicht an. Unsere Kunden wissen den Mehrwert und das gewisse Detail bei unseren Dienstleistungen zu schätzen.
Digitale Materialwirtschaft hat auch mit Umwelt- und Klimaschutz zu tun – sei es durch Vermeidung von Bestellungen in einem genauer geführten Lager oder durch den Überblick über „Restposten“, die einer weiteren Verwertung durch andere Betriebe oder im Recycling zugeführt werden können. Wie sieht das bei Ihnen aus?
Vor einiger Zeit strebten wir die Variante an, beim günstigsten Lieferanten zu bestellen, ohne nachzuverhandeln. Hier kam es auch mal vor, dass für 20 Artikel 2–3 Großhändler vorfahren mussten.
Seit 2021 sind wir ein zertifizierter „Klimacoach“-Betrieb. Seither haben wir uns auf den wirtschaftlichsten bzw. klimaverträglichsten Lieferanten je Bestellung verständigt. Fahrten zu Großhandelsabhollagern sind unseren Monteuren untersagt.
Unser Kommissionsrestelager liefert sehr oft nützliche Restposten, die verwendet werden können. Durch unsere Vorfertigung und Vorkommissionierung von Pumpen- und Baugruppen werden Verpackungsmaterialien direkt am Betriebshof entsorgt.
Wie viel Umstellungs- und Schulungsbedarf hat die Digitalisierung Ihrer Materialwirtschaft gebraucht und wer hat Sie bzw. Ihre Mitarbeiter:innen dabei unterstützt?
Die physische Lagerstruktur haben wir 2018 mit der Firma Paulus Lager geschaffen und diese Grundstruktur in vielen Bereichen an unsere Bedürfnisse angepasst und digitalisiert.
Die Schulung unserer Mitarbeiter machen wir über eine E-Learning-Plattform, die „Sinning Haustechnik Academy“. Hier sind alle Prozesse erklärt – mitsamt eingespielter Änderungen.
Unsere Prozesse sind in Flussdiagrammen immer dort angebracht, wo sie benötigt werden.
Auch themenbezogene QR-Codes schmücken unser Lager. Hier können sich Mitarbeiter kleine Erklärvideos anschauen. Um eine Kennzahl zu nennen: Etwa sechs bis acht Stunden je Woche sind notwendig, um das System sauber und aktuell zu halten.
Haben Sie zum Abschluss vielleicht noch eine Handlungsempfehlung für Unternehmer:innen, die ein analog geführtes Lager auf den digitalen Materialfluss umstellen wollen?
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Saubere und klare Denkweise des Unternehmers
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Eigene Artikellisten mit Großhandelsverknüpfung für Standard anlegen – das sind bei uns rund 3.500 Artikel
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Physische Lagerplätze definieren inkl. Minimal- und Maximalbestände
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Beschriftungen mit QR-Code aus der Handwerker-Software erzeugen
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Prüfen, ob die Handwerkersoftware ein Lagermodul bietet
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Prozesse aufsetzen und verschriftlichen (Lagerbestellung, Projektbestellung usw.)
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Mitarbeiter schulen
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Umsetzen
Herr Sinning, wir bedanken uns für die Einblicke!
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 04/2023)