Aktenschränke gehören zur Gattung der akut gefährdeten Büromöbel. In richtungsweisenden Unternehmen haben längst zentrale Datenspeicher vor Ort oder – noch fortschrittlicher – Datenspeicher in der Cloud die Stapel von Aktenordnern verdrängt. Hinter der digitalen Akte steckt jedoch viel mehr als die Ablage und Archivierung in Bits und Bytes. Geeignete Software-Lösungen, auch Dokumenten-Management-Systeme (DMS) genannt, machen die praktischen Vorteile der digitalen Speicherung und Bearbeitung im konkreten Arbeitsalltag greifbar.
Selbst bei sorgfältigster Dokumentation in einem Handwerksunternehmen wird es zunehmend komplizierter, sämtliche Daten in unterschiedlichen Bereichen zu erfassen und zu koordinieren. Schon gar nicht gelingt es, mit konventionellen Dokumentenablagen die Daten der einzelnen Unternehmensbereiche zusammenzuführen. Denn das ist die Erfolgsformel für das Handwerk heute: Je mehr Daten in einem Handwerksbetrieb an einem Ort digital gesammelt und (auch mobil) verfügbar gemacht werden, desto reibungsloser und stressfreier und letztlich auch kostengünstiger werden die Abläufe im Büro, auf der Baustelle und mit dem Kunden.
So funktioniert das digitale Dokumenten-Management-System (DMS)
DMS-Lösungen führen im Idealfall unterschiedlichste Dokumententypen, darunter auch E-Mails, an einer zentralen Stelle zusammen. Die Software macht die Unterlagen durchsuchbar, erleichtert den programmübergreifenden Austausch wichtiger Informationen und bringt über die Verschlagwortung System in den Datendschungel. Dank dieser Indexierung beschleunigt die Software den Informationsabruf, der bei cloudbasierten Lösungen auch direkt beim Kunden oder auf der Baustelle über ein Tablet oder Smartphone via Internet möglich ist.
DMS-Software mit Volltextsuche wälzt digitale Akten selbsttätig. So finden auch Mitarbeiter, die sich im Archiv gar nicht auskennen, das, was sie suchen. Das mühsame „Entlanghangeln“ an Windows-Verzeichnispfaden kann ebenso entfallen wie das manuelle Anlegen von Ordnern und „Registerblättern“.
Digitale Akten können in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden.
Automatische Belegerfassung
Damit ist in Sachen Automatisierung noch lange nicht das Ende der Fahnenstange erreicht: Clevere DMS-Lösungen übernehmen zudem Routineaufgaben wie beispielsweise die automatische Belegerfassung oder die Prüfung von Rechnungen. Das automatische Erkennen der Belege bedeutet eine beachtliche Zeitersparnis, zudem werden Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet. Eine automatische Rechnungsprüfung ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal Ihrer Buchhaltung. Eingebettete Workflows sorgen dafür, dass aktuelle Dokumente für die weitere Bearbeitung direkt den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt bzw. an Dritte weitergeleitet werden.
Workflowmanagement
Sämtliche Prozesse in einem Handwerksbetrieb können mit einem DMS optimiert werden. Ob es um Mahnungen, Fristen, Verträge, Service- und Wartungsvereinbarungen, Verlängerungen oder Kündigungen geht, mit einem Dokumenten-Management-System ist man auf der sicheren Seite und verpasst keine wichtigen Termine oder Fristen. Gerade im Handwerk ist ein optimales Eskalationsmanagement von großem Vorteil. Man hält sich viel Ärger vom Hals.
Die Steuerung der Zugriffsrechte stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Informationen erhält, die er für seine Arbeit bzw. die Einhaltung von Terminen und Fristen benötigt. Die Datenbestände sind auf dem neuesten Stand. Werden auch ältere Versionen eines Dokuments in den digitalen Akten hinterlegt, bleiben alle Vorgänge – auch gegenüber den Kunden und Geschäftspartnern – transparent und in kürzester Zeit wieder nachvollziehbar.
Personalverwaltung
Mitarbeiter verwalten und einteilen ist im Handwerk oft ein Kraftakt. Urlaubszeiten, Krankheitsausfälle, Projektverschiebungen, Verzögerungen, Lohnabrechnungen, Zeiterfassung etc. laufen oft nicht rund, bisweilen sogar chaotisch. Werden sämtliche mitarbeiterrelevanten Daten digital (und ich Echtzeit!) abgelegt, kann eigentlich nicht mehr viel schiefgehen. Alle sollten Bescheid wissen und reagieren können. Nachweise über Zeiten, Fristen, Zwischenfälle, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten können innerhalb eines DMS sicher und valide erbracht werden.
Verträge und Fristen einhalten schafft Kundenvertrauen
Digitale Akten erleichtern das Vertragsmanagement. Auch Service- oder Wartungsvereinbarungen können Sie mit geeigneten Lösungen leichter fristgerecht kündigen oder rechtzeitig verlängern. Ihnen entgeht nichts und der Service für den Kunden ist top.
Benutzerverwaltung – wer darf was?
Auf ein DMS können theoretisch alle Mitarbeiter zu jeder Zeit zugreifen. Vorausgesetzt, sie sind dazu berechtigt. Selten brauchen Mitarbeiter auf alle Bereiche auch wirklich Zugriff. Zudem sind Zugriffsbeschränkungen je nach Art der Daten wichtig. Mit einer intelligenten Nutzerverwaltung wird genau gesteuert, wer auf welche Daten zugreifen oder sie einsehen darf. Die Anlage von „Gruppen“ ermöglicht projektbezogene Zugriffe bzw. Kooperationen.
Rechtskonforme Ablage von Daten gibt Sicherheit
Bestimmte Daten eines Unternehmens müssen nach EU-DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtskonform archiviert werden. Ein DMS garantiert die Einhaltung der rechtlichen Regelwerke.
Die digitale Bauakte – immer alles voll im Blick
Die digitale Bauakte vereinfacht den Baustellenalltag um ein Vielfaches. Sie bringt Pläne, Skizzen, Bilder, Fotos, Material und Text- und Sprachnachrichten sowie viele andere baustellenrelevanten Informationen an einem Ort zusammen. Damit gelingt es, alle Baustellen immer im Blick zu haben und schnell auf sich ändernde Sachverhalte, wie Wetter, Schäden, Mitarbeiterausfall etc., zu reagieren. Digitale Bauakten erleichtern unter anderem die Zeiterfassung, die Ressourcenplanung, das Führen des Bautagebuches bzw. die Überwachung des Projektfortschritts und die Vor-Ort-Dokumentation. Und wenn doch mal was schiefgeht? Durch die Vernetzung über die Cloud können Ihre Mitarbeiter Missstände schneller melden und Materialien oder Werkzeug direkt in der Zentrale „nachordern“.
Um die verlässliche Protokollierung von Leistungen zu gewährleisten, ist es wichtig, z. B. Regieleistungen, Nachunternehmerleistungen oder Angaben über Tageslohn übersichtlich in einem zentralen System abzulegen. So lassen sich einwandfreie Rechnungen erstellen, verlässliche Abrechnungen generieren, Rückschlüsse ziehen und Analysen erstellen, die für Folgeaufträge und das Kundenmanagement von Bedeutung sind. Spesen und Auslagen, die durch Subunternehmer entstehen, werden ebenso erfasst wie Mängel oder Zustandsberichte auf der Baustelle. Schäden oder Mängel können direkt im digitalen Bauplan markiert werden.
Mobile Verfügbarkeit – uneingeschränkter Zugriff von unterwegs
Gerade im Handwerk ist die Kommunikationsschnittstelle von Büro, Baustelle und Kunden wichtig. Deshalb ist die Nutzung auf internetfähigen Geräten auch von unterwegs unabdingbar. Das verschafft ein hohes Maß an Effizienz und Flexibilität für alle. Da die Daten in der Regel in Echtzeit vorliegen, sind so schnelle Reaktionszeiten möglich.
Kinderleichte Suche nach Dokumenten
Auch digitale Ordner sind ein wahrer Datendschungel. Damit Sie sich darin zurechtfinden, können die indexierten Dokumente jederzeit mit einem Klick gefunden werden. Nach Schlagwörtern, Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname, Projektname usw. werden die einzelnen Bereiche, die auch thematisch eingegrenzt werden können, in Sekundenschnelle durchforstet.
Ihre Dokumente enthalten (auch) das Know-how Ihres Unternehmens
Informationen sind heute ein entscheidender Wertschöpfungsfaktor, der in Ihren Dokumenten steckt und damit hohe Aufmerksamkeit verdient. Wie wichtig eine lückenlose digitale Erfassung des vorhandenen Wissens und geschäftsrelevanter Daten sein kann, zeigt sich spätestens dann, wenn ein kompetenter Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt.
Wo fange ich an?
Welche Bereiche in Ihrem Unternehmen Sie künftig mit einer digitalen Dokumenten-Management-Software optimieren wollen, hängt von Ihrem individuellen Bedarf ab. Wollen Sie nur an einer kleinen Stellschraube drehen, damit mehr Struktur in Ihre Korrespondenz- und Rechnungsablage kommt, oder haben Sie Lust auf mehr? Sowohl für einzelne Teilbereiche als auch für spezifische Branchen, für kleinere und mittlere Betriebe sind hilfreiche DMS-Tools von klein und smart bis groß und komplex verfügbar.
Machen Sie „klar Schiff“ in Ihrer Papierablage
Ordnung herrscht, wenn das, was zusammengehört, seinen festen Platz hat. Digitale Akten dienen dazu, dieses Prinzip in einer neuen, deutlich flexibleren Form passend zu den hohen Anforderungen des heutigen Geschäftsalltags fortzuschreiben.
Die zentrale Datenzusammenführung nach Kriterien, die nicht das verwendete Medium oder Format vorgibt, sondern sich stattdessen an den echten Bedürfnissen des Betriebs orientiert, bietet – wie bereits erläutert – viele handfeste Vorteile. Dazu gehört zusätzlich eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die Sicherheit personenbezogener Daten (Stichwort: DSGVO), eine revisionssichere Archivierung und die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Die digitale Akte muss zu den unternehmensspezifischen Anforderungen passen
Es muss nicht immer die „große“ DMS-Lösung sein. Unter Umständen können Sie Ihre bereits verwendete Branchensoftware oder Ihr CRM um digitale Akten erweitern. Steht ohnehin die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware an, empfiehlt es sich, in jedem Fall den Aspekt Dokumentenverwaltung und rechtskonforme Archivierung zu berücksichtigen. In jedem Fall wichtig ist jedoch das Andocken Ihres DMS an Ihre bestehende Infrastruktur. Hier sollten Sie auf offene Schnittstellen achten, um einen optimalen Workflow ohne Medienbrüche zu erzielen.
Sie entscheiden, ob die Daten in ihrem Unternehmen bleiben oder in der Cloud verfügbar sind
Natürlich müssen DMS-Systeme nicht zwingend cloudbasiert sein. Je nach Bedarf kann es ausreichen, das Dokumentensystem nur im Betrieb vorzuhalten. Um jedoch die oben beschriebenen Effizienzvorteile für eine optimale Kommunikation zwischen Baustelle, Büro und Kunden zu 100 Prozent nutzen zu können, sprich, wenn es um eine automatisierte Datenweitergabe an Dritte, um wertvolle Auswertungen und Analysen, um reibungslose Prozesse auf der Baustelle geht und darum, einen mobilen Datenaustausch zu garantieren, dann kommt man an der Cloud nicht vorbei.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 04/2021)
