Unternehmen mit einem digitalen Auftragsmanagement arbeiten effizienter und sind wettbewerbsfähiger! Die Frage nach dem Warum lässt sich einfach beantworten: In diesen Betrieben sucht niemand mehr Lieferscheine, Stundenzettel oder Abnahmeprotokolle. Lagerbestände und die Verfügbarkeit von Teilen oder Materialien sind immer in Echtzeit verfügbar. Termine werden automatisch verwaltet und geraten nicht mehr in Vergessenheit. Doppelarbeit durch manuelle Erfassung von „Papierdaten“ entfällt.
Cloudbasierte Qualität und zuverlässiger Service
Wenn der Datenaustausch und das Informationsmanagement zwischen Ihnen als Chef:in, Ihren Fachhandwerker:innen, Lagermitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen und Kund:innen digital und idealerweise über cloudbasierte Systeme erfolgt, dann weiß jeder – beispielsweise im Zusammenhang mit einem Kundenauftrag – zu jeder Zeit ganz genau, was wann zu tun ist. Aufmaße gelangen sofort in die Auftragsdatenbank, die Kalkulation kann unverzüglich beginnen und die Wartezeiten des Kunden auf ein Angebot bzw. die Ausführung der Arbeiten schrumpfen. Dies minimiert Missverständnisse und zeitraubende Rückfragen. Die Arbeitsvorbereitung und die Terminplanung können bei Auftragserteilung sofort starten.
Umgekehrt erfolgt die Rückmeldung zur Erledigung des Auftrags postwendend ebenfalls automatisiert direkt in die Buchhaltung – inklusive dem Zeit- und Materialaufwand. Die Rechnung an die Kund:innen ist dann zuverlässig genau, detailliert, nachvollziehbar und – ganz wichtig! – sie kann zeitnah gestellt werden.
Automatisierung sorgt für Kostensenkung
Personalzeit ist teuer, wenn sie unproduktiv für Routinen oder unnötige manuelle Tätigkeiten verschwendet wird. Das kann sich kein Unternehmer leisten. Wenn Abläufe automatisiert sind, können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren und sich um Ihre Kund:innen kümmern. In vielen Betrieben sind dafür bereits Lösungen für das Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) im Einsatz, oft auch als Teil einer Branchenlösung.
Gerade weil SHK-Betriebe sehr technisch orientiert sind, aber auch ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio aus Installation, Wartung, Reparatur und Beratung rund um ihr Geschäftsfeld anbieten, kann eine flexible Lösung für digitales Auftragsmanagement in Form eines Cloud-Service gute Dienste leisten.
Wichtig für Sie als Unternehmer:in: Achten Sie darauf, dass das System mit den Datenschnittstellen ausgerüstet ist, die bereits bei Ihnen genutzte Softwaresysteme für den Datenaustausch benutzen. Dann können Sie beispielsweise Ihre Projektdokumente auf den mobilen Geräten Ihrer Mitarbeiter:innen verfügbar machen, Zeiterfassung und Zeitkontrolle mit Ihrer Kalkulation und Nachkalkulation zusammenführen, Projektstände verfolgen und sogar die Prüfung von Eingangsrechnungen automatisieren.
Konkret heißt das:
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Statt für jeden Auftrag einen (Papier-)Ordner anzulegen, haben Sie die relevanten Informationen auf dem Smartphone, einem Tablet, auf dem Büro-PC oder auch im Homeoffice im Zugriff.
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Sämtliche auftragsbezogenen Informationen und Daten Ihrer mobilen Servicetechniker:innen stehen sofort und in allen relevanten Systemen bereit oder können in einem Auftrags-Dashboard dargestellt werden.
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Die Koordination interner Teams oder externer Kollegen anderer Gewerke wird vereinfacht und transparenter, die Kommunikation schneller und strukturierter.
Der Kunde dankt!
Von der Digitalisierung Ihres Auftragsmanagements profitiert auch Ihr Kundenmanagement: Sie können aufgrund des genaueren und jederzeit möglichen Überblicks über Ihre betrieblichen Ressourcen (Mitarbeiter:innen, Materialverfügbarkeit, Termine etc.) rascher auf Anfragen reagieren.
Ihre Kalkulationen beruhen auf fundierten, aktuellen Informationen und der Auswertung objektiver Daten aus bereits umgesetzten, vergleichbaren Aufträgen. Das schützt sowohl Sie als auch Ihre Kund:innen vor unliebsamen Überraschungen.
Und da Sie die Daten umgesetzter Projekte digital wirklich gezielt auswerten können, werden Ihre Angebote persönlicher und erfolgreicher. Konkret erreichen Sie dies beispielsweise durch eine digitale Routenplanung für Ihre Serviceteams, die eine genauere Ankunftszeit der Techniker:innen berechnen lässt. Auch die Planung eines Einsatzes wird mithilfe der digitalen Kundendaten in einer Auftragsmanagementlösung präziser – wieder mit Einfluss auf die Präzision Ihrer Kalkulation.
Fazit
Digitales Auftragsmanagement macht Ihre Abläufe effizienter. Sie wälzen weniger Papier und die in Verbindung mit digitalem Auftragsmanagement eingesetzten Werkzeuge für die Erfassung und Auswertung der Auftragsdaten sorgen für Tempo, Genauigkeit und Transparenz. Davon profitieren Sie als Unternehmer:in genauso wie Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 03/2023)
