Ihr Kunde unterschreibt eine durch Fotos ergänzte Auflistung der ausgeführten Tätigkeiten vor Ort beispielsweise in WhatsApp oder einem anderen Messenger – digital auf dem Smartphone oder Tablet Ihres Service-Mitarbeiters.
Falls Sie sich an die Funktion der digitalen Kundenunterschrift erst einmal herantasten wollen, können Sie dies beispielsweise ganz einfach über einen Messenger tun. Denn am Handy oder Tablet ist ein digitaler Baustellenrapport inklusive Fotodokumentation einfacher erstellt und durch den Kunden abzuzeichnen als ein Papierdokument, das nachträglich erfasst und zugesandt werden muss.
So kann der Baustellenrapport entweder als Einzeldokument oder bei Aufträgen, die über einen längeren Zeitraum laufen, als Sammlung in Ihrem Messenger entstehen. Ohne Zeitverluste, ohne Papierchaos, einfach digital abzulegen und immer auffindbar.
Sie können die unterschriebenen Rapports natürlich auch in Ihrem CRM-System, der digitalen Kundenakte abspeichern und dem Kunden via E-Mail zur Verfügung stellen. Dies ist mit einem Durchschlag auf Papier gleichzusetzen, der dem Kunden für seine Unterlagen überlassen wird. Schluss- und Abschlagsrechnungen können Sie so lückenlos dokumentiert und ohne Verzug erstellen.
Business-Messenger als Orga-Tool benutzen
Funktionen wie Gruppen und Broadcastlisten ermöglichen Ihnen auch die Organisation der Mitarbeiter und Teams. Oder Sie können „auf dem kleinen Dienstweg“ mal eben abklären, wer beim Kunden Müller in der Nähe unterwegs ist und dessen Klimaanlage neu starten kann. Ein Business-Messenger bringt durch unkomplizierte direkte digitale Kommunikation Tempo in Ihre Abläufe.
Noch zwei Tipps zu den Funktionen „Broadcasting“ und „Gruppen“, wie sie beispielsweise in WhatsApp vorhanden sind: In Gruppen werden alle Antworten für alle sichtbar. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn man einen Termin abstimmen oder schnell klären will, wer was wann tut. Antworten in Broadcastings erhält dagegen nur der Absender einer Nachricht. Das ist dann zweckmäßig, wenn die Antworten nur für ihn von Bedeutung sind.
Darauf sollten Sie achten!
Der Messenger-Dienst WhatsApp ist ein Service des Meta-Konzerns, der auch Facebook besitzt.
Laut WhatsApp können durch die Verschlüsselung der benutzten Endgeräte nur Sender und Empfänger die verschickten Nachrichten lesen. WhatsApp, Facebook oder auch andere WhatsApp Nutzer haben dann keinen Zugriff. Darüber hinaus darf laut Verwaltungsgericht Hamburg aus dem April 2017 Facebook keine Daten deutscher WhatsApp-Nutzer verwenden.
Trotzdem können und sollten Sie auch selbst auf die Einhaltung der Datenschutzregeln achten: Vermeiden Sie bei der Nutzung von WhatsApp oder vergleichbaren Messengern in Ihrem Betrieb Inhalte, die sich auf nach deutschem Recht personenbezogene Informationen und Daten, zum Beispiel Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner, beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Personaldaten, Krankheit und Verhaltensbeurteilungen.
Auch spezifische Schulungen und die Mitarbeitersensibilisierung sind unternehmerische Vorkehrungen, auf die Sie in diesem Zusammenhang achten sollten. Gegebenenfalls ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen. Datenschutzbeauftragte raten vom Einsatz von WhatsApp aus Datenschutzgründen generell ab. Beachten Sie dazu die speziell für Ihren Betrieb greifenden Vorschriften und Regelungen.
Fazit
Bei sorgfältiger Nutzung ist der der Einsatz eines Business-Messengers ein sehr nützliches Werkzeug, das die Kommunikation zwischen Ihrem Büro und den Monteuren, aber auch zwischen mobilen Mitarbeitern untereinander, unkomplizierter und wesentlich schneller macht. Auch im Umgang mit Ihren Kunden verspricht das Tool Erleichterungen und die Beschleunigung von Abläufen.
Es entstehen indirekte und direkte Vorteile, von Ordnung und Tempo im Arbeitsalltag bis hin zu optimiertem Cashflow.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 01/2022)